Ekstraordinær Generalforsamling d. 22 okt. 2020

Sted: Vindinge Halllen kl. 20-22

Kære beboere i Toftebuen

Pga. de forsamlingsrestriktioner der er udstukket fra regeringens side ifbm Covid-19, har bestyrelsen besluttet at aflyse den ordinære generalforsamling, og i stedet afholde en ekstraordinær GF med en mindre dagsorden. Denne ekstraordinære GF afholdes for at sikre at der ikke er projekter der går i stå indtil en ordinær GF kan afholdes.

Vi har talt en del forskellige løsninger for afholdelsen igennem, herunder at afholde det digitalt. Udfordringen er at stort set alle muligheder vil betyde at nogle vil blive ekskluderet fra deltagelse, hvilket vi ikke er interesserede i.

For at kunne afholde ekstraordinær GF, er der en række forbehold vi er nødt til at tage så vi både sikrer at vi ikke overskrider antal personer i forsamlingsforbuddet og samtidig også at alle har mulighed for at blive hørt ifht. de punkter der opstilles.
Vi har derfor lagt os fast på en løsning med nedenstående forbehold for deltagelse.

Forbehold:
• Max en person pr husstand må deltage (og ingen børn)
• Vi opfordrer til at deltage via fuldmagt så vidt muligt
• Hvis man har symptomer på sygdom, bedes man afstå fra at deltage fysisk, men i stedet via fuldmagt
• Forhåndstilmelding for at deltage (tilmelding er bindende)

Afhængigt af hvor mange der tilmelder sig, afholdes GF muligvis af to omgange samme aften så vi ikke bliver for mange.
Stemmerne til de forskellige punkter vil herefter blive talt op og lagt sammen.

Vi har forståelse for at der er mange flere punkter, end de nævnte herunder, der kan tages op. Men med den virkelighed vi er i, er vi nødt til at skære det ind til benet for at sikre fremdrift i nedenstående punkter, og så tager vi de resterende punkter på førstkommende ordinære GF (forventeligt Q2 2021).

Obs alle punkter er ikke udførligt forklaret i nedenstående. Dette bliver de naturligvis i det materiale der sendes ud inden, så det er let at udfylde fuldmagter mv. på forhånd.

Punkter til afstemning

1. Bestyrelsen beder om bemyndigelse til at etablere to legepladser inden for en budgetramme på 300.000 kr. inkl. moms (budget er for begge legepladser). Bestyrelsen forpligter sig til at indhente flere tilbud
2. Vi lægger op til en ekstraordinær engangsbetaling til legepladser på 1.250 kr. pr husstand. Betalingen er gældende for både nuværende og kommende første ejere af de enkelte huse i Toftebuen
3. For at kunne administrere foreningen bedst mulig, vil bestyrelsen gerne have myndighed til at bruge penge på fx at få professionel bistand til fx tjek af asfalt ifbm. overtagelse af fællesarealer, køb af vejbump mv. Oplægget er at bestyrelsen må bruge op til 100.000 kr. pr gang der skal igangsættes projekter uden at dette skal godkendes på en generalforsamling
4. Bestyrelsen har bemyndigelse til at vælge en leverandør af afholdelse af fællesområder med et budget på op til 400.000 kr. pr år (inkl. moms). Bestyrelsen forpligter sig til at indhente flere tilbud og ser på disse årligt

Giv meget gerne en indikation herunder på hvilke husnumre der deltager, og om det er via fuldmagt eller personligt fremmøde, så vi kan få et overblik over om aftenen skal deles op i to dele eller om der er tilpas mange fuldmagtdeltagende til at vi kan afholde det af een omgang.

De bedste hilsner Bestyrelsen