Q&A

Questions and Answers (Q&A) ved Ekstraordinær Generalforsamling i Grundejerforeningen Toftebuen d. 22/10-2020

Nedenstående er ment som et værktøj til at afklare de spørgsmål som kommer ind fra medlemmerne i forbindelse med den ekstraordinære Generalforsamling. Q&A bliver opdateret med jævnligt mellemrum.

Hvorfor blev den ordinære Generalforsamling aflyst?

• Bestyrelsen så det ikke muligt at afholde den ordinære Generalforsamling i april 2020 som følge af Covid-19 og Forsamlingsforbuddet.

Hvorfor har bestyrelsen indkaldt til ekstraordinær Generalforsamling?

• Der er et par punkter som Bestyrelsen søger afklaring på inden vi overtager området fra Lind&Risør. Dette er at bruge penge på at få eksternt firma til at se vores område igennem om L&R har gjort det godt nok. Endvidere ønsker bestyrelsen opbakning til at indgå aftaler vedr. vedligeholdelse af vores grønne områder samt snerydning og saltning.
• Derudover har vi modtaget mange henvendelser vedr. evt. kommende legeplads, og for ikke at vente alt for længe på legeplads evt. kan blive opført så har vi taget dette punkt med til afstemning.

Kan man stille spørgsmål til den Ekstraordinære Generalforsamling på selve mødet?

• Vi lægger ikke op til spørgsmål, da vi ønsker at den Ekstraordinære Generalforsamling bliver afholdt så hurtigt som muligt pga. risikoen for Covid-19. Der vil dog være mulighed for afklaring vedr. De enkelte punkter, hvis der er noget som giver anledning til tvivl.

Hvor mange stemmer skal der til for at et forslag bliver stemt igennem?

• Simpelt flertal, hvilket betyder, at mere end halvdelen af dem der møder op skal stemme for eller imod.

Kan man selv stille op til Bestyrelsen?

• Ja ved kommende ordinære generalforsamling som forventes afholdt april 2021

Kan jeg afgive fuldmagt til min nabo

• Ja – dog må hvert medlem max medbringe to fuldmagter

Hvor mange skal der være i bestyrelsen?

• Minimum 3 bestyrelsesmedlemmer, hvor formanden vælges på Generalforsamlingen. Derudover skal der være to suppleanter

Hvornår skal Ordinær Generalforsamlingen afholdes?

• I Roskilde Kommune skal Grundejerforeningers Generalforsamling afholdes i april måned.

Vil den ekstraordinære betaling til legeplads på 1.250kr pr husstand dække den fulde omkostning til legepladser?

• Nej. Vi vil dog dække det restende beløb over driften.  Vi vil på bedst mulig måde forsøge, at det ikke går ud over den løbende drift. Hvis vi kan se det bliver for dyrt, vil vi bede leverandøren om at revurdere tilbuddet. Vi har sat en vis mængde penge af til legepladsen.

Mht. punktet om at bestyrelsen frit kan råde over 100.000kr uden at det skal godkendes på Generalforsamling tages de penge så fra budgettet eller ved at gældsætte foreningen?

• Vi ønsker ikke at gældsætte Foreningen. Der er i 2020 ikke mange omkostninger i Grundejerforeningen (se budget). Til gengæld er der indtægter fra kontingenter, og det er disse penge vi påtænker at bruge til omkostningen vedr. overdragelse af de grønne områder fra L&R. Pengene til derfor gå til: snerydning af området, græsslåning, vedligehold, mv. Vi vil forsøge at få det bedst mulige tilbud, men hvis snerydning koster 99.000 kr. vil vi gerne sikre os, at vi har opbakning til at bruge pengene, så vi ikke skal indkalde til ekstraordinær generalforsamling igen.

Har bestyrelsen overvejet at afholde den ekstraordinære Generalforsamling vi Skype/teams eller andet digitalt medie?

• Ja, men vi vil ikke udelukke nogle fra at deltage som ikke har adgang til disse digitale medier

Kan man følge med i referaterne fra bestyrelsesmøder?

• Ja referater ligger på hjemmesiden www.Toftebuen.dk, lige som man bl.a. kan læse vedtægter og se oversigt over bestyrelsesmedlemmer.

Er foreningen ved at gå banke rot?

• Nej. Vi står dog over for ukendt land. I forbindelse med et møde med Østervængets bestyrelsesformand, er vi blevet gjort opmærksom på de problemstillinger, der kan være ved området, såvel at Lind og Risørs budgetter, desværre ikke holder stik.

Vi har ikke overtaget, kan vi stemme?

• Ifølge vedtægternes § X kan man kun stemme, hvis man har overtaget ejendommen. Den ene af jer fra husstanden er dog meget velkommen til at møde op på den ekstraordinære generalforsamling.

Hvordan ser budgettet ud for 2020/2021 såvel regnskabet?

• Vi har lagt begge dele op på hjemmesiden, dog i en forenklet model, da vi ikke har haft de store udgifter i 2019 eller 2020, men derimod først får dette i 2021. (Opdatering – Link til budgetterne vil først være synlige d. 19 Okt. 2020)

Hvordan forholder i jer til COVID-19 i hallen?

• Vi sørger selvfølgelig for afstand mellem stolene, og at vi overholder forsamlingsforbuddet. Der vil ligeledes være sprit. I forhold til Hallens regler (ikke sundhedsstyrelsen, men reglerne fastsat af bestyrelsen for Vindinge Hallen), skal vi meddele, at alle skal bære mundbind, dette er også når man sidder ned.

Jeg er taget på ferie, må jeg scanne fuldmagten ind, og sende den til jer?

• Det må du selvfølgelig. Blot husk, at få underskrevet af den du giver fuldmagten til.

Hvorfor 2 legepladser i stedet for 1, hvis der ikke er penge hertil?

• Priserne bliver desværre reguleret hele tiden. Den lille legeplads koster 50.000 kr. når den laves sammen med den store legeplads. Hvis vi skal have dem ud og lave legepladsen på et senere tidspunkt, skal vi forvente at det bliver over dobbelt på dyrt. Vi har derfor vurderet, at det er det bedste for området, at den står klar sammen med den øvrige, såvel at vi ikke får en ”bar plet” midt i det hele.

Hvad med bålstedet, skal det ikke også laves?

• Vi vil rigtig gerne lave et bålsted, men vi tænker dette først bliver på et senere tidspunkt. Udformningen af denne, forsøger vi at gøre så billig som mulig – Der er klargjort til bålplads af L&R

Kan vi ikke få tilskud til legepladser?

• Vi har søgt forskellige fonde, men uden held. Hvis du kender en fond eller dit arbejde/ firma vil sponsorer hertil, vil vi meget gerne tage imod dette, og nedsætte beboerbetalingen. Firmet kan evt. få et skilt op på legepladsen på en af ”pælene”.

Hvad er forskellen på en ordinær og ekstraordinær generalforsamling?

• På den ordinære generalforsamling, skal bestyrelsen genvælges, jf. vedtægterne. Bestyrelsen er således på valg, men det betyder også, at der er andre der skal kunne stille op. Et valg vi egentlig gerne ville have, men vi kan ikke alle samles. Dem der stiller op, skal kunne holde valgtaler, mv. Det bliver enormt svært at administrere, når vi kun må være 50 mennesker. Fx. ved det første møde stiller 4 mennesker op, de 4 holder taler og der stemmes herom. På næste møde kl. 21 stiller 8 nye op, de skal ligeledes holde valgtaler, vælges mv. Vi skal nu igen holde en generalforsamling for dem der mødtes kl. 20.00. Dertil ligger, at alle skal kunne stille spørgsmål til kandidaterne. Det bliver lidt af en gåde, at få det til at gå op. I må derfor leve med den nuværende bestyrelse indtil Q2 næste år.
• Der skal stilles spørgsmål ved en ordinær generalforsamling. De spørgsmål der stilles på kl. 20.00 mødet, skal ligeledes kunne stilles på 21.00 mødet, og de spørgsmål der opstår her vil skulle kunne stilles på 20.00 mødet. 
• Der skal kunne stilles forslag til forskellige ting i foreningen. Dette skal ligeledes debatteres, så det der kommer frem på 20.00 mødet også debatteres på 21.00 mødet. Skulle der komme vigtige pointer mv. frem på dette møde, så vil 20.00 mødet skulle stille op igen. 
• Vi skal finde et sted at holde en sådan forsamling. Vi har fået lov til at låne hallen i 2 timer, hvor vi så blokerer for mange andre. Det er den billigste løsning for alle. Alternativt var ude i byen, hvor vi ligeledes skulle betale og overholde forbuddet. En ordinær generalforsamling vil tage mellem 2-3 timer. 
• Der skal kunne stilles spørgsmål, som alle skal have mulighed for at forholde sig til på mødet. Igen er vi problematiseret på forsamlingsforbuddet

Hvordan kan jeg kontakte bestyrelsen?

• Toftebuen@gmail.com